Le coffre fort-numérique My Archive Box, l’idée du siècle

30 mars 2010

Vous voyez ce tas de papiers ? C’est l’état de mon bureau au naturel (même la femme de ménage a renoncé à y toucher, allez savoir, il y a peut-être des bêtes au fond). C’est juste à gauche de mon PC, donc j’ai ce tas atroce sous les yeux toute la journée, qui me crie sournoisement : « tu n’as pas trié ta paperasse depuis 1842, tu es vraiment trop nulle ! ».

Et bien vous savez quoi ? Il existe des gens qui pensent à ce genre de choses (parce que je ne dois pas être la seule, je le crains), et qui ont fabriqué un site internet complètement génial où on peut stocker et trier toute sa paperasse – et la retrouver en quelques clics, ça va de soi.

Ca s’appelle My Archive Box et ils ont vraiment pensé à tout : les FAQ sont hyper bien foutus (je vous conseille d’aller les lire, ça montre le nombre d’usages pratiques qu’on peut faire de ce site et à quel point ça peut faciliter le quotidien paperassesque), la vidéo de présentation est d’une clarté absolue, et si vous décidez d’opter pour le service payant du coffre-fort numérique (pas du tout obligatoire), le biniou fera même le classement et des sauvegardes à votre place.

L’idée c’est que vous envoyer votre tas de paperasse à ces gens courageux, soit dans une enveloppe T, soit par mail, soit par un système de téléchargement, voire même par coursier si vous habitez en région parisienne.

Si c’est du matos papier, ils les scannent (sinon ça rentre tout seul dans le biniou). Ensuite vous classez tout dans votre arborescence (banque, impôts, etc…). Pour retrouver des trucs c’est hyper simple, vous pouvez chercher par date ou par mot clé, en 3 clics maxi vous avez votre document (que vous pouvez évidemment imprimer ou dieu sait quoi, c’est le but).

Moi qui à la fois fascinée par le classement mais totalement bordélique et procrastineuse, je trouve cette idée absolument démente et je m’incline bien bas devant la fondatrice (allez voir ici comment lui est venu l’idée).

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30 commentaires

  • #1 ninabxl le 30 mars 2010 à 9 h 56 min

    Hiii, c’est fun comme idée! Simplement l’idée que des inconnus aient ma paperasse me dérangerait un peu mais je trouve quand même le concept sympa. Surtout pour des gens très occupés ou tout simplement, pour ceux qui ont la FLEMME. =D

  • #2 Nadandra le 30 mars 2010 à 9 h 59 min

    Bonjour Hélène,

    Merci pour cette précieuse info!

    Hier soir encore je cherchais en vain d’ailleurs ma déclaration d’impôt 2008 et je me disais ça peut plus durer, il faut que je classe tout!

    Mon bureau est dans le même état que toi je te rassures mais mon chéri nous bat à plate couture, je l’ai trouvé l’autre jour en train de ranger des papiers dans la table basse et sous le lit, même pas des trucs qu’ils devaient me cachaient, j’étais pliée de rire.

  • #3 gonsesse TMM le 30 mars 2010 à 10 h 17 min

    ça c’est l’idée du siècle. je suis hyper débordée et je met du temps avant de trouver un seul papier.
    C’est juste dément!!!! merci héléne de nouveau de partager cette info!

  • #4 Elise le 30 mars 2010 à 10 h 42 min

    j’ai un sérieux problème je reçois tous tes e-mails dans ma boîte peux tu m’aider ? merci

  • #5 lodulot le 30 mars 2010 à 11 h 02 min

    Bof je suis sceptique !! Et si un jour leur serveur plante, qu’un mec pirate leur site ou que la boite dépose le bilan, toute la belle organisation tombe à l’eau !! non.
    Je trouve que on a déjà assez d’infos qui se balade sur le net pour ne pas en divulguer plus.

  • #6 Hélène le 30 mars 2010 à 11 h 17 min

    Nadandra: énorme, le coup des papiers sous le lit !! ;-)))))))))

    Elise: plaît-il ?

  • #7 Estha le 30 mars 2010 à 11 h 24 min

    Je connaissais le système pour les entreprises, en fait c’est logique qu’un jour ou l’autre cela s’étende aux particuliers…
    Par contre j’ai peur que ça ne résolve pas le pb des bordéliques (rien de péjoratif là-dedans, je me considère aussi comme bordélique! mais j’essaye de me soigner) puisqu’il faut envoyer et classer les documents même une fois numérisés. En revanche effectivement pour des personnes qui voyagent beaucoup je comprends que ça soit utile (et même pour ceux qui vivent en zone inondable :-((( )

  • #8 Lamusicienne le 30 mars 2010 à 11 h 26 min

    une idée qui ne manque pas de lumière, en effet…

    Je m’interroge tout de même sur la garantie de la confidentialité des documents qu’on peut envoyer….A moins qu’on n’envoie que des papiers de seconde importance?Mais alors, pourquoi les garder dans ce cas?
    Quelqu’un a essayé? Verdict?

  • #9 oh ladies le 30 mars 2010 à 11 h 38 min

    L’idée est ingénieuse mais j’avoue que comme ludolot la sécurité des données m’inquiète un peu. il y a quelques jours twitter c’est fait piraté alors ce n’est pas très rassurant.

  • #10 Ladypops le 30 mars 2010 à 11 h 51 min

    J’ai entendu l’autre jour à la radio une femme qui se lançait dans le « coatching » de classement. Elle se proposait de venir à la maison et de tout classer et de trouver un système de tri correspondant à notre manière de faire. J’ai trouvé le concept sympa. Pour le coup d’envoyer ma paperasse, j’avoue que comme ninabxl, ça me stresse un peu. Mon côté paranoïaque refuse absolument….

  • #11 Sophie-Pivoine le 30 mars 2010 à 12 h 23 min

    Alors, je te rassure tu n’es pas la seule …
    Et encore, j’ai une (très petite) tendance à m’améliorer. Jeune, je n’ouvrais même pas les enveloppes, sachant ce que ça contenait vu le nom de l’expéditeur !
    Moi, j’ai demandé à ma femme de ménage de ne SURTOUT pas y toucher ! J’arrive à m’y retrouver … enfin de temps en temps !

  • #12 Hélène le 30 mars 2010 à 12 h 52 min

    Estha: c’est clair, faut toujours classer à un moment ou à un autre… ;-)

    Lamusicienne: j’imagine qu’ils ont pensé à ce genre de chose, quand même, sinon ça n’aurait pas grand intérêt ;-)

    oh ladies: bienvenue à toi ;-)

    Ladypops: en fait mon problème perso c’est pas réellement le classement, j’ai des tas de pochettes toutes bien rangées et tout, le truc c’est que je ne m’attaque au tas de paperasse que quand il se casse la gueule de mon bureau ;-)))

    Sophie-Pivoine: oui moi aussi, je sais exactement à quel endroit de la pile se trouve quel papier ;-))

  • #13 Elise le 30 mars 2010 à 13 h 19 min

    Comme c’est mon métier, je peux dire qu’il faut tout de même être prudent : un scan d’un document officiel, ce n’est pas tout à fait le document officiel lui-même. Sans rentrer dans les détails technique, en cas de vrai gros pb, il vaut mieux garder le document papier…sans parler du risque qu’il y a à faire conserver des documents aussi importants pour vous par une société extérieure.

  • #14 oh ladies le 30 mars 2010 à 13 h 38 min

    @helene: merci
    @élise, merci pour ces infos … prudence prudence donc

  • #15 catoche le 30 mars 2010 à 13 h 56 min

    Heureusement qu’il y a des gens courageux…Finalement ce sont des femmes de ménage des « papiers ». Bonne journée !

  • #16 ClaireEspana le 30 mars 2010 à 14 h 01 min

    Mon bureau ressemble un peu à ca, je commence à me dire qu’il faut que je range une fois que ca déborde de partout..Donc cette idée me paraît assez bien mais je pense qu’il faut faire attention aux papiers confidentiels…enfin c’est mon avis!

  • #17 sophie202 le 30 mars 2010 à 14 h 17 min

    alors là c’est l’idée du siècle!!! Je me demande si il sclassent aussi la paperasse suisse pour peu qu’on l’eur envoie. Si toi c’est un gros tas sur ton bureau, moi tu y ajoutes un sac (type grand sac leclerc) en desosus du bureau et l’homme est au moins aussi pire que moi on ets 2 grosses br^les de la paperasse…

  • #18 Enairods le 30 mars 2010 à 14 h 18 min

    L’idée est bonne, surtout quand on part loin.
    Par contre, je partage les avis : ça fait bizarre d’envoyer des docs aussi perso à une société.

    Alors je vote pour, mais dans certains cas seulement!

  • #19 Léon Mab le 30 mars 2010 à 14 h 26 min

    @lodulot et @hélène, figurez-vous qu’on a pensé à tout ça :-)

    Cas n°1 : Panne de serveur ou piratage informatique : les données sont stockées sur 3 serveurs différents et si l’un des serveurs est défaillant, les deux autres prennent automatiquement le relais.

    Cas n°2 : dans le cas où nous déposerions le bilan (le service MyArchiveBox existe depuis maintenant 2 ans ;-) ), les serveurs resteraient actifs encore 1 an après le dépôt de bilan. Les données sont aussi sauvegardées sur un support DVD.

    @lamuscisienne Notre activité est déclarée auprès de la CNIL et notre modèle étant basé justement sur la confidentialité, nous perdrions notre crédibilité si nous venions à divulguer des informations sur nos clients. Pour plus d’infos, consultez notre page SCR http://www.myarchivebox.com/securite_confidentialite_respect#securite

  • #20 Carine le 30 mars 2010 à 14 h 49 min

    Tu devrais t’acheter une corbeille à courrier, une boîte avec couvercle ou un caisson à tiroir chez le Suédois pour cacher le désordre ;)
    Ce n’est pas cher, ta femme de ménage pourrait enlever la poussière sans problème, et les autres penseraient que tu es super-ordonnée :)

    Perso, je ne mettrai jamais mes factures/papiers dans les nuages.

  • #21 Fanchette le 30 mars 2010 à 15 h 46 min

    Dans le même genre rubrique « papier – pratique – internet » :
    ça vous est déjà arrivée de perdre ou vous faire voler vos papiers alors que vous êtes en patagonie… – Ah ne me dites pas que ça n’arrive qu’à moi ! –

    Ben ben, l’idée du siècle c’est de scanner tous ses papiers et de les stocker sur le site monservicepublic.fr (ou de les envoyer sur sa boîte mail). Comme ça on a au moins les numéros de passeport, de CB, etc. ce qui est bien pratique quand on va pleurer à l’ambassade… Si.

    PS : – ah mais je viens de vérifier sur le site monservicemachin (préconisé par les site des affaires étrangères tout de même – oui je vérifie mes infos avant de les envoyer sur le net mondial – ) et le bouzin a l’air en panne.
    Imagine si ça t’arrive alors que t’es en patagonie et que le chef du commissariat le plus proche du Cap Horn accepte enfin de pédaler (ben oui pour le courant) pour que tu puisses accéder au site internet : le truc en panne. Trop pas de bol.

  • #22 Hélène le 30 mars 2010 à 16 h 43 min

    Léon Mab: bienvenue ;-)
    Personnellement je n’avais pas de doutes sur la qualité de vos services, mais c’est très gentil de venir rassurer les inquiètes !

    Carine: nan, si j’ai pas mon merdier sous le nez, je le rangerai plus JAMAIS de ma vie ;-)

    Fanchette: ;-)))

  • #23 Jen le 30 mars 2010 à 17 h 33 min

    tu dis « si vous décidez d’opter pour le service payant du coffre-fort numérique (pas du tout obligatoire) ». Comment ça pas du tout obligatoire? Il y a une offre d’essais de 3 mois. Après ça devient payant. Je trouvais ça bizarre qu’un tel service ne soit pas obligatoirement payant (ou bien j’ai mal lu leur site).

    En tout cas c’est un genre de truc qui m’intéresserait beaucoup! Mais pareil que tout le monde, l’aire étant aux hackeurs…. Je me vois mal exposer ma « vie » aux yeux de n’importe qui.

  • #24 virginette le 30 mars 2010 à 17 h 57 min

    ah là là … au delà du débat sur le danger d’une telle démarche (j’ai pas d’avis perso là-dessus, tous les points de vue sont défendables) ça fait juste TELLEMENT DE BIEN de se sentir moins seule :D

  • #25 schtroumpfette le 30 mars 2010 à 17 h 57 min

    Mais c’est tout à fait pour moi ca, j’ai genre 1 an de paperasse pas triée entassée dans des tiroirs et sur un coin de meuble ….. je classe que quand vraiment c’est obligé ………

  • #26 Hélène le 30 mars 2010 à 18 h 08 min

    virginette: ;-)))))

  • #27 Véro la Bisontine le 30 mars 2010 à 18 h 11 min

    Alors moi, j’ai la chance d’être plutôt maniaque et de ranger mes papiers régulièrement (dans une valise a dossiers suspendus, en métal, au cas où il y ait le feu).

    En plus, j’ai la chance d’avoir un scanner au bureau, alors j’ai décrété que j’allais scanner mes documents, les enregistrer sur une clé USB ou un CDRom…comme ça ils sont archivés de deux façons (originaux et copies).

    Je sais, ça n’apporte pas d’eau au moulin de la société dont tu parles, mais j’aime autant avoir la main sur mes documents, même si je suis plutôt confiante sur la sécurité de leur biniou…

    Et pis, si je peux éviter de mettre des sous dans ce truc, je les dépenserai en make up, ou autres produits fabuleux! ;-))

  • #28 Léon Mab le 30 mars 2010 à 18 h 15 min

    @Hélène, merci c’est bien normal

    @Carine, Bonjour carine
    Qu’est ce qui vous empêche aujourd’hui de dématérialiser vos documents ?

    @Franchette, il est utile de préciser que l’espace de stockage de monservicepublic.fr (ou monservicemachin J) n’est pas un vrai coffre-fort numérique dans le sens ou on l’entend. Il est certes gratuit, mais il est limité en termes de capacité de stockage. Contrairement au coffre-fort numérique MAB qui est illimité.

    @Jen, effectivement il peut y avoir méprise sur la formulation, le service est en test pendant 3 mois en illimité. A la fin des 3 mois, si vous ne souhaitez pas passer à une formule payante, vous n’êtes pas obligé. Quid des documents stockés. Ils sont détruits après une certaines période. MyArchiveBox est déclaré auprès de la CNIL est n’a pas le droit de conserver les documents des clients.

    Pour avoir des informations supplémentaires sur la Sécurité, Confidentialité et Respect de la vie privée, je vous invite à consulter la page qui détaille ces points :
    http://www.myarchivebox.com/securite_confidentialite_respect
    http://www.myarchivebox.com/cgv

  • #29 Léon Mab le 30 mars 2010 à 19 h 54 min

    Il y’a justement un article qui vient de paraître sur la fiabilité des cd et des disues durs externes. je vous invite à aller le consulter http://www.01net.com/editorial/514696/la-fiabilite-des-cd-dvd-et-disques-durs-remise-en-cause/?order=new&show=1

  • #30 Katelig le 31 mars 2010 à 23 h 29 min

    Ohh, je trouve ça presque MAGIQUE, moi qui viens de fouiller dans tout mon bordel pour trouver un papier obligatoire pour demain « Arrgghh mais si j’étais sûre qu’il était là! »

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